Weblog van:
> Ernst Stam

U houdt natuurlijk meer zicht op de financiële situatie van uw bedrijf als u zelf de boekhouding doet. Maar dat wordt al snel erg ingewikkeld en erg tijdrovend. Wanneer voor u het moment is aangebroken dat u het liever uitbesteedt?

Een goede boekhouder verdient zijn geld terug. Inzicht in uw cijfers is onontbeerlijk om uw bedrijfsvoering te kunnen monitoren. De cijfers moeten echter wel kloppen. Veel ondernemers die tevreden zijn met hun boekhouder weten niet wat hun boekhouder over het hoofd ziet, totdat ze hier door een ander, al dan niet boekhouder, op worden gewezen. Voor het runnen van een administratiekantoor zijn geen papieren nodig, dus het is belangrijk dat u zelf goed weet te selecteren.

1) De taak

Bedenk allereerst wat u van een boekhouder verwacht. Wilt u dat hij alleen de boekhouding doet om uw aangifte inkomstenbelasting te kunnen doen. Dan kunt u bij de boekhouder op de hoek terecht. Indien u de jaarrekening wilt laten opmaken, dan praten we over een stuk financiële verslaggeving. Daar komt meer bij kijken. Indien u ook financieel of fiscaal advies wenst, dan kunt u zeker niet bij iedere boekhouder terecht.

2) De uitleg

Wanneer u starter bent en de boekhouder is gespecialiseerd in bestaande en/of grote ondernemingen, zal het niet gaan werken. Het is namelijk belangrijk dat hij alles met u kan doornemen op het niveau van uw onderneming. Als u dat wilt, moet hij alle stappen en overwegingen kunnen uitleggen vanuit het perspectief van uw onderneming. Dus zoek een boekhouder die gewend is met bedrijven als de uwe te werken.

Maak ook goede afspraken over wat u van uw boekhouder kunt verwachten.In het begin wilt u misschien veel extra uitleg, wat meer kost (extra uren). Maar u leert dan veel bij, waardoor u sommige dingen daarna zelf kunt, wat weer geld bespaart (zoals het lezen van de aangiftes en jaaroverzichten). Wanneer u iets tegenkomt waar u uw twijfels over heeft, is het ook goed om dit aan uw boekhouder voor te kunnen leggen en om uitleg te kunnen vragen.

3) De klik

Als ondernemer moet u kunnen sparren met uw boekhouder of accountant over hoe bepaalde boekingen, afschrijvingen, investeringen of subsidies het beste verwerkt kunnen worden. Dan is het prettig als u een klik heeft.

4) De service

U wilt waarschijnlijk service voor uw geld. Uw administrateur toont zich servicegericht wanneer hij:

• tijd voor u heeft of maakt wanneer u belt met een dringende vraag, ook als hij omkomt in het werk;
• uw vragen serieus neemt en naar tevredenheid beantwoordt;
• eerlijk aangeeft als hij niet over de juiste kennis beschikt en u doorverwijst naar een derde;
• langskomt wanneer het u schikt;

5) De branche

Allereerst kiest u natuurlijk iemand die gespecialiseerd is in belastingaangifte voor zelfstandige ondernemingen. Daarnaast is het een voordeel wanneer uw boekhouder uw business kent.

6) Bij de tijd

Verbind u niet aan iemand die louter cijfers inklopt. Kies voor iemand die zich periodiek schoolt, proactief meedenkt en op de hoogte is van actuele ontwikkelingen binnen zijn vakgebied.

Daarnaast is tegenwoordig alles geautomatiseerd. Met eigentijdse boekhoudsoftware waarmee online de boekhouding kan worden gedaan kan de boekhouder op afstand uw boekhouding controleren, correcties doorvoeren en rapporten uitdraaien. Zijn uren en factuur zullen daardoor ook lager uitvallen.

Zoek bij voorkeur iemand met fiscale kennis. Bijvoorbeeld een fiscalist of een accountant met de opleiding belastingaccountant in zijn zak. Maar diploma’s zeggen niet alles. Zonder diploma’s kun je ook over de juiste kennis beschikken.  

7) De kosten

Zorg dat u een offerte krijgt waarop alle diensten zijn opgenomen tegen een vast tarief en zorg dat er nacalculatie toegepast wordt opdat de offerte voor het volgende jaar daarop kan worden aangepast. De kosten kunt u drukken door zo veel mogelijk zelf te doen, uw spullen overzichtelijk aan te leveren en uw huiswerk te doen, namelijk:

• uw facturen op tijd versturen;
• tijdig betalingsherinneringen versturen en actie ondernemen bij wanbetaling;
• inkoopbonnen meteen inboeken, zodat u de BTW snel terugkrijgt;
• uw leveranciers niet te laat, niet te vroeg, maar op tijd betalen;
• uw bank tijdig en juist informeren over de gang van zaken wanneer u een financiering heeft.

8) Het contact

Een boekhouder die u eens per jaar spreekt, krijgt geen inzicht in het reilen en zeilen van uw onderneming. Dit betekent niet dat de administratie dan niet juist is verwerkt. Doch bepaalde boekhoudkundige keuzes kunnen gemakkelijker worden gemaakt indien uw accountant enig inzicht heeft in uw onderneming.

9) Privé en/of zakelijk

Privé en zakelijk lopen bij ondernemers vaak door elkaar heen. Soms is het verstandig uw boekhouder in te lichten over privé zaken om zakelijk gezien uiteindelijk de juiste beslissing te kunnen nemen. Soms is die noodzaak er niet. Afhankelijk van de omstandigheden heeft het de voorkeur om privé en zakelijk bij dezelfde accountant te zitten.